Démarrez avec proPilot. Pilotez votre stratégie par la donnée à travers votre organisation.
La solution proPilot
Bienvenue dans le guide utilisateur du proPilot.
proPilot est votre outil de pilotage par la donnée qui permet de collecter la donnée à travers l’entièreté de votre organisation.
Ce guide de démarrage rapide va vous permettre de découvrir son fonctionnement et d’apprendre à l’utiliser en tant qu’utilisateur.
Pour votre parfaite compréhension de l’outil, vous retrouverez ici, les informations pratiques suivantes:
Le glossaire;
Les navigateurs compatibles avec l’application.
Afin de vous accompagner dans cette prise en main de l’outil vous pouvez également visionner la vidéo “Débutez avec proPilot”.
Le glossaire proPilot
Comme pour tout produit, le proPilot dispose de certains termes spécifiques qui vous permettront de naviguer et configurer facilement l’outil. Le glossaire est là pour vous permettre d’appréhender simplement le vocabulaire utilisé.
A
Accès en consultation
Utilisateur ayant uniquement des droits de visualisation sur l’outil, sans avoir la possibilité d'éditer les informations.
Accueil de la visualisation
La page par défaut de l’onglet visualisation vous permet de visualiser les éléments principaux que vous avez configuré. Elle est composée d’un ensemble de tuiles vous permettant un accès direct à la visualisation intégrée dans proPilot et aux solutions de “Visualisation” tierces disponibles dans votre organisation.
Agrégation
Lorsqu'un indicateur est collecté à un niveau donné dans un tableau d’indicateur, il est possible de le consolider au(x) niveau(x) supérieur(s) pour visualiser la somme de ces valeurs. Cette agrégation est disponible dans proPilot grâce au tableau des indicateurs agrégés.
Certaines typologies d’indicateurs ne permettent pas d’effectuer cette consolidation: pourcentage, moyenne…
Administrateur
Les administrateurs peuvent accéder aux différents modules de configuration du proPilot.
Les administrateurs locaux ont accès pour une instance donnée, à une sélection de modules de configuration ou à la totalité. Ils peuvent ainsi gérer la configuration des espaces de travail et la mettre à jour.
Les administrateurs globaux ont accès à l’ensemble de la configuration globale du proPilot dans le cadre des implémentations “On Premise” uniquement.
Arborescence
Le proPilot s’adapte à l’organisation hiérarchique de votre organisation. Il dispose ainsi de niveaux et pour chaque niveau des entités sont créées. Chaque entité dispose d’un lien hierarchique parent et enfant vers les entités des niveaux inférieurs et supérieurs.
Assignation
Affectation d’un utilisateur sur une entité en l’intégrant dans une information “utilisateur” ou dans un “groupe”. L’utilisateur aura accès aux informations de cette entité ainsi qu'à toutes les entités qui en découlent. En fonction des droits accordés, il pourra visualiser et/ou éditer les informations qualitatives et/ou quantitatives...
C
Changement (demande de)
Les demandes de changement permettent à un utilisateur de demander validation avant de modifier des informations de tout type dans le proPilot.
Chaque demande de changement s’associe à un cycle de validation intuitif:
Demande de changement par l’utilisateur.
Revue de la demande par un validateur.
Mise à jour, reject, mise en pause, de la demande.
Cycle de vie
Le cycle de vie représente un enchainement de statuts, les différents états dans lesquels peut se retrouver l’entité.
D
Droit d’administration
Ensemble de droits accordés à un utilisateur sur l’interface d’administration. Ces droits offrent la possibilité de configurer certaines fonctionnalités du proPilot.
Les droits d’administration sont organisés en suivant les modules fonctionnels de la configuration du proPilot.
Droit d'édition
Droit permettant à un utilisateur de mettre à jour les informations qualitatives et/ ou quantitatives.
E
Ensemble d’informations
Regroupement d’informations (qualitatives) qui pourront être assignées à un niveau de la structure du proPilot.
Une fois les informations créées (texte, utilisateur…). Elles doivent être assignées à un ensemble d’informations qui est lui même assigné à un niveau de votre structure.
Entité
Une entité est un composant de l’arborescence sur lequel vous pouvez éditer et visualiser un ensemble d’informations qualitatives et quantitatives.
Espace de travail
Il permet d’intégrer une stratégie de suivi par la donnée adaptée à votre organisation. Chaque espace de travail bénéficie alors d’une arborescence dédiée grâce aux niveaux et d’une configuration qui lui est propre.
L’espace de travail se trouve techniquement dans une instance. Cette dernière correspond à une base de données dédiée.
G
Gestionnaire de tâches
Via la fonctionnalité de gestionnaire de tâches vous retrouvez l’ensemble des tâches qui vous sont assignées (validation, mise à jour, etc.).
Vous pouvez effectuer l’ensemble des actions de validations, rejets depuis le gestionnaire des taches ou accéder directement aux entités concernées par ces changements.
I
Identifiant
Il vous permet de vous connecter au proPilot. Votre identifiant est unique et ne pourra pas être modifié.
Pour définir les bons identifiants associés à chaque utilisateur, il est recommandé de respecter les bonnes pratiques disponibles dans votre organisation.
Indicateur
Il s’agit d’un élément composant le “Tableau d’indicateurs” et permettant de collecter des informations quantitatives. Pour chaque indicateur, vous pourrez saisir des valeurs à une date définie et pour un type de données défini.
Informations (qualitatives)
Egalement appelées “informations”, les informations qualitatives représentent l’ensemble des informations textuelles et descriptives que vous pourrez mettre à jour dans une entité. Elles sont disponibles dans l’onglet “information”.
Informations quantitatives
Ensemble des informations quantifiables, mesurables disponibles dans le proPilot. Ce sont par exemple les valeurs saisies dans le tableau des indicateurs, dans les KPIs opérationnels…
Instance
Une instance est une notion technique décrivant une base de donnée spécifique. Chaque instance contient un ou plusieurs espace de travail et permet d’assurer la ségmentation stricte des données collectées, des configurations ainsi que des droits utilisateurs.
Interface d’administration
L’espace dans lequel les utilisateurs ayant des droits d’administration peuvent gérer la configuration du proPilot ainsi que les utilisateurs.
K
KPI opérationnel
Indicateur clé de performance pouvant être créé directement dans l’espace de travail par les utilisateurs en suivant une pré-configuration réalisée dans l’interface d’administration.
KPI stratégique
Le KPI stratégique est un indicateur clef de performance configurable dans l’interface d’administration et est commun pour l’ensemble des entités d’un niveau, il ne peut pas être créé de façon dynamique par un utilisateur dans un espace de travail.
M
Message
Message configuré par un administrateur à votre destination. Il est visible depuis l’onglet Message.
N
Niveaux
La structure du proPilot s’organise autour de niveaux pour permettre une digitalisation cohérente de votre pilotage par la donnée. Chaque niveau est associé à un concept métier clairement défini: “Portfolio, Direction, Programme, Projet…).
Pour chaque niveau, il est possible de créer un ensemble d’entités afin de créer votre structure de pilotage par la donnée.
O
Outil de comparaison
L’outil de comparaison est une fonctionnalité de la visualisation proPilot. Il permet de faire la somme de valeurs pour des indicateurs avec deux configurations spécifiques. Grâce à l’outil de comparaison vous pouvez jouez sur plusieurs variables: Intervale de date, Type de données, devise.
P
Prévisualisation des informations
Visualisation d'informations qualitatives des sous-entités depuis l’entité supérieure depuis une section dédiée dans l’onglet information.
Ces informations sont également disponibles sous forme de master plan dans la page d’accueil du proPilot.
S
Statut - du cycle de vie
Le statut du cycle de vie de l’entité représente un état: en préparation, débuté, terminé. Depuis l’interface d’administration, il est possible de configurer les passages entre les statuts.
Il est également possible d’intégrer des limitations pour une entité en fonction du statut.
Section
Chaque espace de travail est rattaché à une section pour être visualisé dans la page d’accueil du proPilot.
La section n’a qu’un rôle de classement et d’organisation des espaces de travail. Ainsi plusieurs “espaces de travail” présents dans différentes “instances” peuvent se retrouver dans une même “section” de la page d’accueil du proPilot.
Structure
Le proPilot s’adapte à la structure de votre organisation. Cela permet d’organiser la collecte de la donnée grâce à une réalité adaptée à votre stratégie. La structure du proPilot concerne la combinaison entre les niveaux, les entités qui s’y trouvent ainsi que les liens logiques parents-enfants entre les différentes entités.
T
Tableau d’indicateurs
Ce module permet de saisir des informations quantitatives. On y retrouvera alors le(s) indicateur(s) dépendant(s) de l’entité dans laquelle nous nous trouvons.
Chaque tableau d’indicateurs est composé d’une série d’indicateurs pouvant être mis à jour pour des dates données à une temporalité (jour, mois, trimestre…) donnée. Il est possible de créer des types de données pour garantir l’intégration des valeurs dans un référentiel métier donné.
Tableau d’indicateurs restreint
Tableau d’indicateurs ne reprenant qu’une sélection d’indicateurs définis pour l’espace de travail.
Cette restriction permet de collecter des indicateurs spécifiques pour des entités de la structure.
Type de données
Au niveau du tableau d’indicateurs, il est possible de saisir différentes typologies de données, telles qu’un budget, un objectif, un stock, des valeurs actuelles, etc.
Elles permettent de définir le référentiel métier de la collecte de la donnée. Vous pouvez ainsi comparer vos valeurs actuelles ou effectivement réaliser avec ce qui avait été prévu en toute simplicité par exemple.
V
validation
Certaines informations qualitatives nécessitent une étape de validation avant d'être mises à jour. Les utilisateurs en charge de cette validation sont alors informés de ces modifications dans le Gestionnaire de tâches.
Langues et accessibilité
Langues
proPilot est une solution multilangue disponible dans les langues suivantes:
Anglais
Français
Navigateurs
proPilot est configuré pour être compatible avec les navigateurs mentionnés ci-après, dans la limite des 3 dernières versions disponibles à minima:
Microsoft Edge
Chrome
Safari (Mac)
Firefox
Remarque: Nous vous recommandons de favoriser l’utilisation de navigateurs récemment mis à jour. Dans le cas contraire, vous pourriez rencontrer des problèmes de performance avec l’outil.
Compatibilité
proPilot est un outil qui se veut compatible avec tous les supports. Il est accessible que vous soyez sur ordinateur, sur tablette ou sur smartphone.
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